بيئة العمل الفعالة (15) .. القيم المؤسسية 6
محمد العطار
تعرفنا في المقالات السابقة على بعض معايير بيئة العمل الفعالة وفي هذا المقال نتعرف على بعضها الآخر.
معيار التحسين المستمر:
يعرف دودز التحسين المستمر بأنه (رحلة مستمرة تهدف إلى تحديد علامات الطريق، ووضع الأهداف وحل المشاكل، والتدريب وتطوير المهارات؛ من أجل التوصل إلى تحقيق النتائج الأفضل).
ففي عالم يتسم بشدة المنافسة نجد أنه لا يمكن البقاء في سوق اليوم إلا بالتحسين المستمر، إنه الوسيلة الأساسية لتفوق الشركة، ومن أبرز فوائد التحسين المستمر:
1 - التفوق في التصنيع: ويمكن تحقيق ذلك من خلال تخفيض مستويات المخزون، وارتفاع مستوى الجودة، وتخفيض أوقات التسليم، أو سرعة الاستجابة لطلبات المستهلكين.
2 - التفوق في التصميم: ويمكن تحقيق ذلك من خلال تبسيط تصميم المنتجات، وإمكانية تحسين تدفق الإنتاج بدقة وبأقل أعطال ممكنة، وبدون إسراف في استخدام الموارد.
3 - التفوق في التسويق: ويمكن تحقيق ذلك من خلال الفهم الجيد لاحتياجات المستهلك، وتلبية تلك الاحتياجات بفعالية وفي الوقت المناسب.
4 - السرعة في الإنتاج: كما تؤدي عملية التحسين المستمر إلى تخفيض الوقت المطلوب للقيام بالأنشطة، وقد يتم تخفيض طول الفترة الزمنية المطلوبة لإعداد وتجهيز الآلات من عدة ساعات إلى عدة دقائق فقط.
ولكن التحسين المستمر يرتكز على أسس هامة؛ لكي يطبق بشكل يحقق النجاح للمؤسسات، ومن أهم تلك الأسسما يلي:
1 - ضرورة اقتناع الإدارة العليا بأهمية برامج التحسين المستمر كبرامج تساعد على تخفيض التكلفة، وذلك يعني ضرورة تفهم الإدارة العليا لدورها في عملية التحسين المستمر، الذي يتضمن توفير المصادر والرعاية والقيادة ومساعدة العاملين على تنفيذ أهداف المنشأة؛ مما يؤدي إلى إطلاق الطاقات الإبداعية لدى العاملين والحصول على التزاماتهم بالتحسين
2 - ضرورة إشراك جميع العاملين في المنشأة أيّاً كان مستواهم التنظيمي في تنفيذ عملية التحسين المستمر؛ تطبيقاً لمبدأ المشاركة، وهو مبدأ أساسي يقوم عليه التحسين المستمر، ويكون ذلك من خلال تكوين فرق التحسين المستمر، التي تشمل جميع العاملين في المنشأة.
3 - ضرورة التركيز على الأنشطة وليس الموارد، بمعنى أن تركز الإدارة العليا انتباه العاملين على ضرورة تحسين طرق أداء الأنشطة، وليس طرق أو مصادر الحصول على تلك الأنشطة؛ وذلك للوصول إلى تخفيض التكاليف بجانب الحفاظ على الجودة المطلوبة.
4 - ضرورة فهم العاملين في فرق التحسين المستمر أهمية كسب رضا المستهلك، من خلال وضع برامج التحسين المستمر؛ مما يؤدي إلى تحقيق المزايا التنافسية للمنشأة والمحافظة عليها.
نظام الكايزن الياباني:
وهو النظام الذي ابتكره الباحث ماساكي إماي، وهو رئيس وصاحب معهد كايزن في طوكيو، وتتكون كلمة كايزن من شقين هماKai وتعني التغيير التدريجي إلى الأفضل، و Zen التي تعني الزيادة الطفيفة والتحسين المستمر.
إن مفهوم كايزن مطلوب في إحداث تحسينات مستمرة في الأنشطة المختلفة أثناء مرحلة الإنتاج؛ بما يدعم استراتيجيات المنشأة في المنافسة والتميز، وقد جاءت بعض نتائج تطبيق كايزن في العمل داخل المؤسسات على النحو التالي:
1. تقليل في زمن التشغيل بنسبة 50% إلى 70%.
2. زيادة الكفاءة في التشغيل بنسبة 20% إلى 40 %.
3. توفير في تكاليف التشغيل بنسبة من 20 % إلى 40%.
4. تقليل لمعدل الأخطاء بنسبة من 40% إلى 60%.
10.المعاصرة:
نقصد بالمعاصرة قدرة المؤسسة على التواكب مع التغيرات التكنولوجية والتقنية الحديثة واعتماد أحدث وسائل التكنولوجيا والتقنية في عملها.
يتوقف النجاح المنظمي لأي منظمة على مدى قدرتها على مواكبة التغييرات المستمرة في البيئة التي تعمل فيها وخصوصاً التغييرات التكنولوجي، والتي تتضمن استعمال الطرق الحديثة في عمليات الإنتاج؛ من أجل زيادة الإنتاجية أو تحسين نوعية الإنتاج، مما أوجب الاهتمام بالتغيير التكنولوجي حتى أصبح مطلباً أساسيا للنهوض في ظل التغييرات المتسارعة في بيئة العمل.
وفي عالم الأعمال اليوم فإن من المحتمل أن تخرج أي منظمة لا تتطور أو تكتسب أو تتكيف مع تكنولوجيا جديدة بشكل مستمر؛ فعالمنا الحاضر يتميز بدرجه عالية من التطور العلمي والتفوق التكنولوجي في كافة المجالات إلى حد باتت معه القدرة على إبداع المعرفة العلمية والتكنولوجيا أحد المقومات الأساسية للنمو الاقتصادي، وكل ذلك شجع المنظمات على الابتكار وتطبيق التكنولوجيا الحديثة؛ للتكيف مع البيئة والإنتاج بكفاءة عالية وتقديم منتجات جديدة.
لا يمكنك إيقاف العالم ريثما تقوم بتغيير مؤسستك، قادة التغيير الناجحون لديهم القدرة على التعامل مع كافة أشكال التغيير مع الإبقاء على عجلة مؤسساتهم دائرة بأقصى طاقتها.
تكنولوجيا المعلومات:
وإذا كانت التقنية عامة هي الاستخدام المفيد لمختلف مجالات المعرفة، فإن تقنية المعلومات "Information Technology" هي البحث عن أفضل الوسائل لتسهيل الحصول على المعلومات وتبادلها وجعلها متاحة لطالبيها بسرعة وفاعلية، إذ يشتمل مفهوم تقنية المعلومات على فكرة تطبيق التقنية في تناول المعلومات من حيث إنتاجها وحيازتها وتخزينها ومعالجتها واسترجاعها وعرضها وتوزيعها بالطرق الآلية، ويتطلب هذا كذلك أجهزة ومعدات متفوقة.
وتتضمن تكنولوجيا المعلومات تجميع وتخزين وتشغيل واتصالات المعلومات بوسائل الكترونية, فلقد تقاربت عوالم الاتصالات والحاسبات بعد أن كانت متباعدة، حتى أن الاتصالات أصبحت تعتمد على الحاسبات في العمل والإدارة اليومية، كما تعتمد الحاسبات على الاتصالات في نقل البيانات داخل وخارج التنظيم.
كيف تسهم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في تحسين الأعمال؟
لننظر إلى ما يقال عالمياً حول أهمية التكنولوجيا في قطاع الأعمال, فقد أظهرت نتائج دراسة مكتب الإحصاءات الوطني في المملكة المتحدة أن الاستخدام الصحيح لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في قطاعي التصنيع والخدمات يرفع بشكل ملحوظ إنتاجية يظهر في زيادة القيمة المضافة لكل فرد عامل في المؤسسة بآلاف الجنيهات الإسترلينية, حيث نلاحظ أنه كلما زادت نسبة العاملين الذين يستخدمون تقنية المعلومات والإنترنت في المؤسسة كلما زادت إنتاجية الأفراد وبالتالي الإنتاجية الكلية.
ولعل الاقتصاد الماليزي مثال يحتذى في التطور الاقتصادي العالمي والتقدم المتزايد لموقع شركاته في مختلف مجالات الصناعات والخدمات التي تصدرها إلى العديد من دول العالم, هذه الشركات أصبحت مهمته اليوم أكثر من أي يوم مضى بحيازة أفضل وأقوى عناصر التفوق والمنافسة العالمية لتحافظ على موقعها الرائد, وقد أوصت الحكومة الماليزية ومراكز أبحاثها الشركات الوطنية الصغيرة ومتوسطة الحجم بالاستفادة القصوى من تقنية المعلومات لتحقيق هذا الهدف, وأطلقت في هذا السبيل عدة مبادرات منها (رؤيا 2020) التي ترمي إلى بناء الأرضية الصلبة لمساعدة هذه الشركات في الوصول إلى أوسع الأسواق, وخصصت مبالغ تزيد عن 150 مليون دولار أمريكي لدعم هذه الشركات سينفق جزء كبير منها على توظيف هذه التقنية بالشكل الأمثل.
ويؤكد معهد الأبحاث الاقتصادية الماليزي الحاجة الماسة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات لتحسين أداء وإنتاجية الشركات المتوسطة والصغيرة وتخفيض كلفة الإنتاج من خلال التوفير في المواد الأولية, والوظائف والرواتب, ورسوم التعاملات المالية, كما تتيح هذه التقنيات تواصلاً أفضل بكثير مع الأسواق والزبائن ما يؤدي إلى زيادة وتوسيع القنوات التسويقية وزيادة المبيعات.
ولكن يتطلب تنفيذ تكنولوجيا المعلومات مجموعة من المتطلبات، من أهمها ما يلي:
أولاً: متطلبات إدارية وتنظيمية وبشرية:
o الحد من بيروقراطية العمل المكتبي وتبسيط إجراءات العمل.
o تدعيم وتأييد الإدارة العليا لتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مستوى المنظمة ككل.
o تنمية نظام فعال للمزايا والأجور للعاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات يساعد على إخراج كل ما لديهم من إبداعات وطاقات.
o الانتقال من الوسائل التقليدية في تقييم أداء العاملين إلى الوسائل الحديثة في التقييم على أساس فرق العمل.
o تدعيم وجود الكوادر البشرية ذات الاستعداد والإصرار في تبني تكنولوجيا المعلومات وتطبيقها.
ثانياً: متطلبات فنية:
o العمل على سيطرة الحاسب الآلي على كافة عمليات ومعاملات المنظمة مما يستلزم نوعية حديثة من المهارات الخاصة.
o توافر البرامج التدريبية التي تسعى لتنمية قدرات الأفراد فيما يتعلق بالتفكير والابتكار والإبداع والتحكم في أصول وتطبيقات الحاسب.
o ضرورة توافر القدرة الفنية لدى العاملين للاستخدام وتشغيل الحاسب الآلي لمتابعة ما يستحدث في هذا الصدد.
ثالثاً: متطلبات اجتماعية ونفسية:
o السعي لتأمين ثقافة تنظيمية تعتمد على دور وأهمية المعلوماتية في اتخاذ القرارات.
o العمل بروح الفريق وتدعيم روح المعاونة والمساندة.
o ضرورة تنمية الاتجاهات الإيجابية لدى الأفراد والعاملين نحو تطبيق تكنولوجيا المعلومات.
رابعاً: متطلبات مالية:
o إعتمادات دراسات الجدوى المالية والاقتصادية اللازمة قبل إدخال تكنولوجيا المعلومات لتأكيد فوائدها على المدى البعيد.
o توفير الدعم المالي المطلوب لإدخال تكنولوجيا المعلومات بحسب متطلبات كل جهة إدارية.
الخلاصة:
ونستخلص مما سبق أن دور القيم في بناء بيئة العمل المثالية، ينبني على عدة عوامل رئيسية وهي : وضع دستور للسلوك الأخلاقي، والاهتمام بالتدريب والتثقيف الأخلاقي للموظف، وتوفير المناخ الداعم للقيم والسلوك الأخلاقي.
وأن من أهم القيم التي تحتاجها أي مؤسسة أو هيئة من أجل تحقيق النجاح وصنع بيئة مثالية ما يلي: العدل والمساواة، والشفافية والوضوح، والمسئولية الاجتماعية، وتحقيق الأهداف، والتكاتف، ومراعاة الموظفين، وإتقان العمل، والإبداع، والتحسين المستمر، والمعاصرة.
أهم المراجع:
1. تطوير مدخل تحديد التكلفة على أساس النشاط لترشيد الأداء في الأجل القصير .. دراسة ميدانية على المنشآت الصناعية في مدينة جدة، نجلاء محمد أمين بخاري
2. رؤية تحليلية لمفهوم التغيير من خلال تطبيقاتكايزن، محمد بوحجي
3. التغيير التكنولوجي وتأثيره في إنتاجية المنظمة دراسة حالة في الشركة العامة لصناعة الزيوت النباتية، علي عبد الحسن عباس
4. التغيير المتواصل، مايكل كاي
5. تقنيات الإدارة، ميشيل أرمسترونج
6. هل أنت بحاجة إلى التقنيات الحديثة في عملك؟ وسام طويلة
7. تكنولوجيا المعلومات في خدمة الإدارة المعاصرة، د.عبد الحميد مغربي