بيئة العمل الفعالة (18) .. كيف تصنع القيادة بيئة عمل فعالة؟ 3

محمد العطار

وبعد أن تعرفنا على المقوم الثاني الذي يمكن القيادة من صنع بيئة عمل فعالة وهو الرؤية الواضحة، نتعرف في هذا المقال على المقوم الثالث ألا وهو الاتصال الفعال.

فلاشك أن الاتصال بالنسبة للمدير مثل القلب للجسد, فكيف سيكون حال جسم الإنسان إذا توقف القلب! ولا نعني بالاتصال أن يقتصر على العلاقة بين المدير وموظفيه، بل يمتد ليشمل حرص المدير على الاتصال بين المرؤوسين على أكمل وجه يكون.

ماهية الاتصال:

وهي عملية نقل هادفة للمعلومات، من شخص إلى آخر، بغرض إيجاد نوع من التفاهم المتبادل بينهما، ويتم من خلال تلك العملية تبادل الأفكار والمعلومات؛ من أجل إيجاد فهم مشترك وثقة بين العناصر الإنسانية في المنظمة.

أهمية الاتصال الفعال:

1. إن القدرة على إنجاز الأهداف تتوقف على كفاءة الاتصالات التي يبرزها المدير في عمله، فقد أوضحت الدراسات أن النجاح الذي يحققه الإنسان في عمله يعتمد في 85% منه على البراعة الاتصالية و15% فقط تعتمد على المهارات العملية أو المهنية المتخصصة.

2. إن الاتصالات تمثل جزءاً كبيراً من أعمال المدير اليومية، ويقدر بعض الخبراء أنها تستهلك ما بين 75-95% من وقت المديرين.

3. أنها تفيد في نقل المعلومات والبيانات والإحصاءات والمفاهيم عبر القنوات المختلفة؛ بما يسهم في اتخاذ القرارات الإدارية، وتحقيق نجاح المؤسسة وتطورها.

4. أنها ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي للعاملين في المنظمة.

5. أنها تسهم في نقل المفاهيم والآراء والأفكار عبر القنوات الرسمية؛ لخلق التماسك بين مكونات المنظمة، وتوحيد جهودها بما يمكنها من تحقيق أهدافها .

6. وسيلة لتحفيز العاملين للقيام بالأدوار المطلوبة منهم.

7. الاتصال ينجز الأعمال: فكما يقول تشاك مارتين: (إذا ما تمكن الأفراد العاملين في إدارة أو فريق أعمال ما من التواصل بشكل جيد، يصبح بالإمكان إنجاز الكثير وتتضح المهام المحددة).

8. العمل المؤسسي يتطلب اتصال فعال:

وفي خضم العمل المؤسسي بتشعباته، تظهر أهمية الاتصال بين عناصر ذلك العمل جلية واضحة، فكما يقول د. سيد الهواري: (إن المدير الفعال يؤمن بالعلاقات التنظيمية من منطق أن طبيعة العمل وقواعد اللعبة تقتضي بأن يتصل الناس بعضهم ببعض في ضوء متطلبات الموقف طالما كان ذلك محققاً للأهداف).

"تشرشل" والاتصال الفعال:

وهنا يحكي روبين سبكيو لاند في كتابه (اضغط الزر وانطلق): (عندما كان هتلر يسعى لغزو بريطانيا العظمى في عام 1940م, كان على تشرشل أن يحفز أمته بأكملها؛ لكي تقاوم جيش الغزو الذي هزم معظم أوروبا.

كان خطاب تشرشل مليئاً بعاطفة والتزام ورغبة القائد في تلك اللحظة الحرجة, لم يمسك تشرشل بميكروفون الإذاعة ويقول: لابد أن نهزم هتلر, وإنما قال: هتلر يعرف أنه يجب أن يهزمنا في هذه الجزيرة وإلا فإنه سيخسر الحرب, فإذا تمكنا من مجابهته, فإن أوروبا بأسرها ستتحرر, وستتمكن الحياة على وجه الأرض من الانتقال خطوة إلى الأمام؛ لتشرق فوقها شمس الحرية, ولكن إذا فشلنا, فإن العالم بأسره ـ بما فيه الولايات المتحدة ـ وكل شيء عرفناه واهتممنا به, سيغرق في هوة عصر جديد من العصور المظلمة, لذلك دعونا نجهز أنفسنا للقيام بواجباتنا).

جسور الاتصال:

توجد عدة جسور أو وسائل للاتصال، وسوف نقتصر هنا على ثلاثة وسائل مهمة بالنسبة لمدير المدرسة، وهي:

1. الوسائل الشفهية:

ويتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به شفاهة، عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل: المقابلات الشخصية، والمكالمات الهاتفية، والندوات والاجتماعات، المؤتمرات، ويعتبر هذا الأسلوب أقصر الطرق لتبادل المعلومات والأفكار، وأكثرها سهولة ويسراً وصراحة، إلا أنه يعرض المعلومات للتحريف وسوء الفهم.

2. الوسائل الكتابية:

ويتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الكلمة المكتوبة مثل: الأنظمة والمنشورات والتقارير والتعاميم والمذكرات والمقترحات والشكاوى ...إلخ، ويعتبر هذا الأسلوب هو المعمول به في أغلب المنظمات الحكومية.

ولابد لهذه الوسيلة من توافر خمسة شروط، كلها تبدأ بحرف (C)، وهي:

أ‌. كاملة: Complete

ب‌. مختصرة: Cocise

ت‌. واضحة:Clear

ث‌. صحيحة:Correct

ج‌. لطيفة: Courteous

وتتميز الوسائل الكتابية بمزايا أهمها: إمكانية الاحتفاظ بها والرجوع لها عند الحاجة، وحماية المعلومات من التحريف، وقلة التكلفة، أما أهم عيوبها فهي: البطء في إيصال المعلومات، احتمال الفهم الخاطئ لها خصوصاً عندما يكون للكلمة أكثر من معنى.

3. الوسائل غير اللفظية:

ويتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الإشارات أو الإيماءات وحركات الجسد، مثل: تعبيرات الوجه، وحركة العينين واليدين، وطريقة الجلوس...إلخ، ويطلق عليها أيضاً لغة الجسم أو Body Language.

وقد تكون هذه التلميحات مقصودة أو غير مقصودة من مصدر الاتصال، وتصل نسبة استخدامها في الاتصال ما يقرب من 90% من المعاني، وبصفة خاصة في الرسائل التي تتعلق بالأحاسيس والشعور، ويختلف فهم الرسائل غير اللفظية؛ بسبب اختلاف الثقافات داخل المنظمة وداخل المجتمع أيضاً.

كيف السبيل؟

1. ابنِ علاقات قوية مع الموظفين:

فالعلاقة القوية بين أعضاء الفريق هي الأساس الذي يأتي بعده كل ما تريد من تعاون، وتكاتف، واتحاد، وفهم، واحترام لرأي الآخر، وتقبل للنقد، بل إن العلاقات الشخصية هي أساس أي تقدم في الحياة، فإنك إن ألقيت بذرة الاتصال الفعال، على أرض أي مؤسسة أو هيئة أو فريق عمل، فلابد ـ بإذن الله ـ أن تثمر نجاحاً وتميزاً، والطريقة الأساسية التي تساعد على إيجاد جو من الاتصال الفعال:

· احترام شخصية العاملين.

· الاهتمام بهم وبمشكلاتهم.

· إعطاء حق الاعتبار التام لآرائهم وأفكارهم ومقترحاتهم.

· تشجيع أوجه النشاطات الاجتماعية التي تساعد على إقامة علاقات صداقة بين جميع العاملين في المنظمة.

· تبني سياسة الباب المفتوح، حيث ينبغي على المدراء إعطاء موظفيهم الوقت الكافي للإنصات إليهم، وسماع آراءهم.

2. الإنصات الفعال:

استمع لما يقوله أعضاء الفريق، ابدأ بنفسك بأن تحسن الاستماع، وبأن تكون منفتح الذهن، اطلب إلى أعضاء الفريق تزويدك بآرائهم وأفكارهم واستعن بها.

لأنه قد يضيع على نفسه فرصًا كثيرة للفوز؛ (فالقائد الذي يقول هكذا يجب أن يكون عليه الحال؛ يتسبب في إضعاف احتمالات وجود الدافع لدى الفريق لتقديم إسهاماتهم).

3. تسهيل قنوات الاتصال:

وإنما يكون ذلك بالعمل على تقوية العلاقات بين جميع العاملين بجميع مستوياتهـم في المنظمة، وها هو أحد أنجح المديرين في مجال الأعمال، وهو ألآن ألدا يقول: (في وقت الراحة، أحب أن يجلس الجميع ويتناولون الطعام معاً، ويمزحون ويتبادلون القصص والنكات؛ لأن مقدار الارتياح الذي ينشأ بين أفراد الفريق يبدو واضحاً في نتائج العمل).

ومن المقترحات التي تساعدك على تقوية العلاقة بين أفراد المنظمة:

· تجمعات الموظفين: التجمع في مصلى الشركة أو في المسجد المجاور لها يزيد التعارف والمحبة بين جميع العاملين ويخلق فيهم شعوراً بالتوحد والمساواة، أو التجمع في أوقات الراحة وأوقات الغداء يزيد العلاقات قرباً.

· الاحتفالات والأنشطة الترفيهية: مثل الاحتفالات بالأعياد أو في تعارف الموظفين الجدد على الموظفين القدماء، أو في استقبال مدير جديد، أو توديع موظفين انتقلوا إلى العمل في مكان آخر، أو أحيلوا على التقاعد، وتتمثل هذه الاحتفالات كذلك في: حفلات جوائز الموظفين المثاليين، والمجدين وحفلات الرحلات وحفلات التخرج أو النشاطات الاجتماعية.

· المجاز، والطرائف والنكت، والألعاب: يجري استخدامها كأساليب رمزية؛ للتعبير عن المحبة والألفة وتخفيف الصراعات بين العاملين، وتنقية القلوب من المشاحنات أو سوء الظن أو عدم الثقة، كما تستخدم الألعاب لتوثيق عرى الثقة والصداقة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية بمنظمات العمل.

4. اعقد اجتماعات ناجحة:

تعد الاجتماعات من أهم وسائل الاتصال ونشر المعلومات وحل المشكلات داخل المنظمة، وهي في حد ذاتها سلاح ذو حدين، فإما أن يحسن استغلالها فيقوى نظام الاتصال داخل المنظمة، وإما يساء استخدامها فتدمر الاتصالات داخل المنظمة شر تدمير، ولذا؛ فالقيادة الفعالة هي القيادة التي تحسن توجيه وإدارة الاجتماعات، وكما قيل (القيادة هي الحل الوسط بين توجيه الاجتماع وتركه يذهب مع التيار بدون تحكم ... فإن وراء أي اجتماعات ناجحة قيادة ناجحة).

وإليك بعض التفاصيل لكيفية إدارة الاجتماعات بشكل صحيح:

أولا: قبل الاجتماع:

يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع بنسبة كبيرة على مقدار التخطيط الذي يسبق الاجتماع، وأحد الخطوات التي عليك اتخاذها لضمان نجاح الاجتماع، هي العناية الشديدة بما يلي:

أ‌. تحديد الهدف والتعبير عنه مسبقاً:

فإن معرفة المجتمعين بالهدف قبل مدة من انعقاد الاجتماع تساعد الذهن على التركيز؛ مما يؤدي إلى اجتماع مثمر محقق لأهدافه.

ب‌. إعداد جدول الأعمال:

وليس الإعداد فقط، بل وتزويد الأفراد بجدول أعمال الاجتماع قبل عقده بفترة كافية؛ حتى يكونوا على علم بالموضوعات التي ستناقش في الاجتماع، والوقت الزمني المخصص لكل موضوع، ومن المهم أيضاً تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية؛ لتمكين مساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.

ت‌. اختيار أفضل الأوقات:

تفشل بعض الاجتماعات؛ بسبب انعقادها في وقت غير مناسب لأعضاء الفريق، كعقد اجتماع في ساعة متأخرة من الليل، أو في آخر ساعة من ساعات العمل، بعد يوم طويل شاق، أو أثناء انشغال الفريق بأعمال إنتاجية أخرى، ووجود أهداف أخرى عليهم إنجازها في وقت محدد.

ثانياً: أثناء الاجتماع:

من أهم أغراض إقامة اجتماعات العمل تحقيق الأهداف بشكل سريع وفعال، واتخاذ قرارات هامة في أقصر وقت ممكن، بدون أن يشعر أي من المجتمعين أنه قد فرض عليه رأي بغير اقتناع، أو أن الفرصة لم تتح له لإبداء رأيه، وفي نفس الوقت تهدف أيضاً إلى أن يترك المجتمعون الاجتماع؛ وهم يشعرون بأن شيئاً ذا قيمة قد أنجز، وأن الجميع مقتنع تماماً بما تم التوصل إليه خلال الاجتماع، ولكي تفعل ذلك هناك عدة أمور يجب الانتباه إليها:

أ‌. الإدارة الفعالة للوقت:

كقاعدة إدارية استخدام ربع الساعة الأولى من الاجتماع بنفس الفاعلية التي تستخدم بها ربع الساعة الأخيرة، ابدأ الاجتماع في موعده المحدد بالضبط، والتزم بالجدول الزمني الموضوع للاجتماع، واحرص على توجيه تركيزك على الغرض من الاجتماع، فإذا نفذ الوقت احرص أن تكون قد أنجزت معظم الموضوعات الهامة.

ب‌. واظب على موضوع الاجتماع:

فمن أكثر الشكاوى انتشاراً بخصوص الاجتماعات أنها تنحرف عن موضوعها، لذا؛ ركِّز الاهتمام على موضوع معين حتى يتم الفصل فيه، أو يقرر تنحيته جانباً، اعتمد على جدول الأعمال المعد مسبقاً؛ لمنع المحادثات المستطردة التي ليس لها علاقة بالموضوع.

ت‌. كن مثالاً للسلوك المساعد أو المؤيد:

لا تستهزئ برأي أحد المجتمعين، أو تحط من قدره عند مشاركته في الاجتماع؛ فقد يؤدي نقدك اللاذع لأي فكرة ووصفها بأنها فكرة غير مجدية أو خاطئة إلى إحباط المناقشة، حتى إذا كان رأي المتحدث تنقصه الفطنة، وفيه كثير من السذاجة؛ اشكره على مشاركته في المناقشة، وشجِّعه على المشاركة أكثر وأكثر.

ث‌. لخص ما حققه الاجتماع من نتائج:

اختم كل اجتماع بتقديم ملخص لما توصل إليه هذا الاجتماع من نتائج.

ثالثاً: بعد الاجتماع:

وأما بعد الانتهاء من الاجتماع، فلابد من جملة أمور من أهمها ما يلي:

أ‌. تقييم الاجتماع.

ينبغي أن تقيم كل الاجتماعات بعد انتهائها؛ بغرض تحسين إدارتها في المستقبل.

ب‌. متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع:

وهي من الأمور العملية المهمة أيضاً بعد الاجتماع؛ وذلك لضمان تنفيذ القرارات في وقتها المحدّد.

أهم المراجع:

1. 1. المدير الفعال, سيد الهواري

2. 2. اضغط الزر وانطلق، روبين سبكيولاند

3. 3. مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال .. قيادة فريق العمل

4. 4. أفضل ما قيل عن الانتصار مع فرق العمل، كاثرين كارفلاس

5. 5. رسالة ماجستير بعنوان (الثقافة التنظيمية وعلاقتها بالانتماء التنظيمي)، حمد بن فرحان الشلوي

6. 6. كتاب إدارة الاجتماعات مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال