بيئة العمل الفعالة (25) .. دور الموظف في صنع البيئة الفعالة 2

محمد العطار

بعد أن تعرفنا في المقال السابق على السمة الأولى للموظف المساهم في صنع البيئة الفعالة، وهي سمة الأمانة، نتعرف في هذه المقالة على سمتين وهما:

1. المبادرة.

2. الانضباط.

السمة الثانية: المبادرة:

لاشك أن المبادرة والإيجابية من أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها الموظف في عمله، فيمكن أن تكون المبادرة سبباً في وصول الشركة إلى القمة، ومما يساعد على ذلك كون طبيعة الإنسان هي المبادرة والفاعلية وليس السلبية والإتكالية، فكما يقول ستيفن كوفي: (إن طبيعتنا الأساسية هي أن نكون فاعلين، وليس أن نكون عرضة لأفعال الآخرين، إن الأخذ بزمام المبادرة لا يعني أن تكون مندفعاً، بغيضاً، أو عدوانياً، إنه يعني إدراك مسؤوليتنا في صنع الأحداث).

الدوائر الثلاث:

ولذلك فإنك ستجد أن ما يواجهك في حياتك من مشاكل، يمكن تصنيفها إلى ثلاثة دوائر كمدخل للتعامل معها بإيجابية واقتدار:

الدائرة الأولى: مشاكل تقع تحت سيطرتك المباشرة:

وهي الخاصة بتصرفاتك الشخصية، كعيب فيك تبغي إصلاحه مثلاً أو ردود أفعالك تجاه المواقف المختلفة أو طريقتك في الاستجابة للضغوط والتعامل معها.

الدائرة الثانية: مشاكل يمكنك أن تؤثر فيها بطريقة غير مباشرة:

وهي التي تتعلق بتصرفات الآخرين كسلوك سيئ في أحد زملائك في العمل أو من أحد أصدقائك تبغي تغييره.

الدائرة الثالثة: مشاكل لا يمكنك السيطرة عليها أو التأثير فيها:

سواء بطريق مباشر أو غير مباشر، مثل تلك المتعلقة بالماضي أو بحقائق الأمور خارجة عن نطاق إرادتك، كحدوث أزمة اقتصادية، كالتي يعاني منها العالم أجمع.

في أي الدوائر سوف ينصب تركيزك؟

ولكي ترتقي ذروة سنام المبادرة والإيجابية، فعليك أن تواجه مشاكل النوع الأول، وذلك بتغيير تصرفاتك إلى الأفضل قبل أن تطلب من غيرك أن يفعل ذلك.

ثم تواجه مشاكل النوع الثاني وذلك بتغيير طريقة تعاملك مع الآخرين ومحاولة اكتساب المهارات التي تؤهلك للتأثير فيهم وتغييرهم للأفضل.

وأما المشاكل التي من النوع الثالث فعليك أن تتقبلها كما هي وأن تتعلم كيف تتعايش معها بنفس راضية حتى لا تؤثر في معنوياتك أو قدرتك على مجابهة غيرها من المشكلات التي تستطيع أن تفعل بإزائها شيئاً.

ستيفن كوفي يضرب مثالاً:

كنت لسنوات عديدة أعمل مع إحدى المؤسسات التي كان يترأسها رجل يتسم بالحيوية الديناميكية، كان هذا الرجل قادراً على استشراف التوجهات، وكان خلاقاً وموهوباً متمكناً ولماحاً، وكان الجميع يعرف عنه ذلك غير أن أسلوبه في الإدارة اتسم بالتسلط (الديكتاتورية)، حيث كان يميل إلى معاملة الآخرين كأنهم (سعاة بريد).

كانت المحصلة النهائية لهذه التصرفات أن جميع أفراد فريق المدراء المحيطين به تقريباً كانوا يتبادلون الشكوى منه، وكانوا يقولون أنهم حاولوا إنقاذ الموقف ولكن، مُحِلين أنفسهم من أيَّة مسؤولية تحت ستار نقاط الضعف في رئيسهم.

غير أن أحد المدراء كان من النوع الإيجابي كان ما يدفعه هو القيم وليس المشاعر، لقد أخذ زمام المبادرة، لقد توقع وتمثل الوضع وفهمه، لم يكن غافلاً عن نقاط ضعف الرئيس، ولكنه بدلاً من أن ينتقدها رأى أن يعوضها، لقد كان يؤكد على نقاط القوة في الرئيس على رؤيته وموهبته وإبداعاته.

لقد ركز هذا الرجل على دائرة تأثيره ـ أي الدائرة الأولى ـ لقد كانت تتم معاملته كساعٍ أيضاً، غير أنه كان يحاول أن يفعل أكثر مما هو متوقع، كان يتنبأ باحتياجات الرئيس، وكان يتفهم أعماق اهتماماته غير الظاهرة.

وفي الاجتماع التالي لذلك الرئيس مع المدراء كان يعطي توجيهاته للجميع كعادته إلا هذا المدير الإيجابي لقد كان يسأله: ما رأيك؟ لقد اتسعت دائرة تأثيره ... وشيئاً فشيئاً بدأت دائرة تأثيره تتسع، واستمرت في تمددها إلى حد أن أحداً في المؤسسة لم يكن ليصدر عنه أية تحركات مهمة دون أن يكون هذا الشخص الإيجابي ضالعاً فيها وموافقاً عليها، بما في ذلك الرئيس.

لقد كان النجاح الذي أحرزه هذا الرجل غير معتمد على ظروفه وفي حين يجد عديدون آخرون أنفسهم في نفس موقفه فإن استجابته الاختيارية لهذه الظروف وتركيزه على دائرة تأثيره هي التي أوجدت هذا الفرق.

السمة الثالثة: الانضباط:

وذلك لأن الإنسان بفطرته يعلم أن وجود قائد أو مدير ضرورة لا بد منها؛ نظراً لأنه يساعد على وضع الأمور في نصابها، والقضاء على الفوضى في حياة الناس، فيسهل الانتفاع واستغلال الجهد والوقت والمال.

ولكن علينا أن ندرك أن قضية الالتزام والانضباط بين أي فريق عمل في إطار جماعيٍّ، إنما هي قضية فردية ذاتية في المقام الأول، وأنها تنبع من ذات الشخص ومن قناعاته بمدى أهمية الالتزام، لا من الضغط الخارجي عليه.

فالموظف المنضبط يحافظ علي مواعيد الدوام، سواءً في المصالح الحكومية أو الخاصة، وهو يؤدي عمله علي أكمل وجه، حيث يجد في إتقان عمله إثباتا لذاته‏،‏ ويكون قدوة حسنة لزملائه في العمل، وفي نفس الوقت موضع تقدير من رؤسائه‏.

دراسة حالة:

وهي دراسة العوامل المؤثرة في الانضباط الوظيفي، من خلال دراسة ميدانية على الأجهزة الحكومية بمنطقة مكة المكرمة:

1. هدف الدراسة:

تهدف هذه الدراسة إلى معرفة أثر بعض العوامل الإدارية والتنظيمية، مثل: العائد المادي من الوظيفة، وطبيعة الوظيفة التي يشغلها الموظف، والنمط القيادي الذي يتبعه الرئيس المباشر في العمل، فتدرس تأثير كل هذا على الانضباط الوظيفي، وذلك من خلال علاقة هذه العوامل ببعض مظاهر عدم الانضباط الوظيفي، مثل: التأخر في الحضور صباحاً والانصراف المبكر ظهراً، والغياب عن العمل بدون عذر، وإهدار وقت العمل الرسمي.

2. الهيئة: الأجهزة الحكومية بمنطقة مكة المكرمة والتي تقدم خدمة مباشرة للجمهور.

3. عينة الدراسة: بلغت 302 موظفاً من الموظفين الذين يشغلون المرتبة الأولى حتى السادسة بمناطق (جدة، الطائف، رابغ).

4. نتيجة الدراسة: وقد توصلت الدراسة إلى أن هناك هدر لوقت العمل بلغ 1.22 ساعة من مجموع ساعات العمل والذي هي سبع ساعات.

5. توصيات الدراسة: وقد أوصت الدراسة بوجوب العمل على تحقيق أكبر قدر ممكن من الانضباط الوظيفي في الأجهزة الحكومية، من خلال استخدام وسائل إدارية وتنظيمية تمثلت في الآتي:

أ‌. يتعين على الرئيس المباشر أن تكون لديه المعرفة الفنية للعمل، وذلك من خلال المعرفة بالنواحي الفنية والمهارات الوظيفية بأبعاد وعمق العمل الذي يقوم به المرؤوسون والخطط والسياسات التي يسير في إطارها، والأنظمة واللوائح التي تحكمه.

ب‌. مكافأة الموظفين المنضبطين في العمل مادياً أو معنويّاً، وهم الموظفون الملتزمون بالمواعيد المحددة للحضور والانصراف، ولا يتغيبون عن العمل إلا بعذر مقبول، ولا يهدرون وقت الدوام الرسمي في السلوكيات غير المرغوب فيها، حتى يكون ذلك حافزاً للموظفين غير المنضبطين للاقتداء بهم ومنافستهم.

ت‌. حزم القيادة المسؤولة في تطبيق الأنظمة العقابية التي نص عليها نظام تأديب الموظف العام، وعدم التهاون والتحيز في تطبيقها بين المرؤوسين، حتى يتحقق الهدف من العقاب وهو القضاء على تلك السلوكيات الخاطئة.

ث‌. لا بد أن يعرف كل موظف ما له من حقوق وما عليه من واجبات، حيث تشمل الواجبات السلوك والتصرفات المرغوب فيها والتي يجب على الموظف الالتزام بها ومراعاتها، كما تشتمل أيضاً على السلوك والتصرفات غير المرغوب فيها والتي يجب عليه الامتناع عنها.

ج‌. عقد دورات وندوات ومناقشات أثناء أوقات الدوام الرسمي في مجال الانضباط الوظيفي، تهدف إلى تعريف الموظفين بأخلاقيات الوظيفة العامة، والتي ترتكز على المبادئ الأخلاقية النابعة من القرآن والسنة النبوية الشريفة.

الانضباط له صور عديدة في حياة العامل منها:

أولاً: الانضباط في الوقت: فالإنسان ما هو إلا مجموع أيام حياتك، فاهتمام المرء بوقته واستثماره اهتمام بنفسه وعمره.

ثانياً: الانضباط في الهيئة. (الشكل).

1- اهتم بشكلك الخارجي، ليكن شعر لحيتك مرجلاً ونظيفاً، قص من الشارب.

2- حافظ على نظافة شعر رأسك وتعهد طوله.

3- اهتم بسنن الفطرة مثل: نظافة الأسنان (السواك)، نظافة الأظافر وتقليمها، نتف الإبطين، واعتن برائحة جسمك ونظافته.

4- التزم بالزي الرسمي، وحافظ على نظافته ونظارته، واهتم بهندامك، وتعهد نظافة قدميك وشرابك وحذائك.

5- تجنب لبس القمصان ذات الكتابات والمثيرة والملونة، وتجنب لبس القبعات.

ثالثاً: الانضباط في التصرفات: يحتاج الإنسان للتعامل مع من هو أعلى منه، ومن هو مثله، ومن هو أصغر منه، وانضباطه في التعامل يحفز الآخرين على احترامه، ولذا:

1. اعرف قدر المدربين والمسؤولين وعاملهم كما تعامل والديك.

2. عامل زملائك كإخوانك، وحب لهم الخير وتعاون معهم على البر.

3. عامل الضعفاء ومن هم دونك باحترام ورحمة.

4. أنت في مجتمع متعلم، ولن تنال حقوقك بالقوة، والعضلات، وإنما بالإقناع والبيان.

5. حافظ على ممتلكات ومرافق العمل فهي لك ولإخوانك.

6. تجنب الغش بجميع صوره فنتائجه وخيمة.

7. أطع مديريك والمسئولين عنك ونفذ الأوامر المطلوبة منك بدقة وإتقان.

أهم المراجع:

1. العادات السبع للناس الأكثر فاعلية، ستيفن كوفي.

2. رسالة ماجستير بعنوان (العوامل المؤثرة في الانضباط الوظيفي، دراسة ميدانية على الأجهزة الحكومية بمنطقة مكة المكرمة)، هاشم حامد أحمد المالكي.

3. (الانضباط والإتقان: رسالة إلى المتدرب)، موقع كلية الاتصالات والمعلومات www.cti.edu.sa.