بناء الموظف الفعال (2) .. رأس مال الموظف الناجح

محمد العطار

(يا ابن آدم، إنما أنت أيام، إذا مضى يومك مضى بعضك)

الحسن البصري

هو بالفعل رأس مال النجاح، وأصل ثابت من أصول التميز والتفوق، فهو يعد بمثابة جسـر يعبر عليه الناجحون من كهوف الفشل إلى رياض النجاح، يهمل في حفظه البعض، فيتسرب من بين أصابعهم، وينسحب بساطه من تحت أقدامهم، فيدركون أهميته ولكن بعد فوات الأوان، هل عرفت ما هو؟

إنه الوقت .. رأس مال الناجحين

احذر من هذه الحواجز:

وقبل أن تأخذك الحماسة، اسمح لي ببعض من إشارات التحذير من تلك العقبات والمعوقات، التي تقف حائلًا في طريق إدارة فعالة واستثمار حقيقي لوقتك؛ فهناك عوامل كثيرة تحد من إدارة الوقت بالكفاءة والفعالية الواجبة، وقد اشتقت هذه العوامل ـ كما يقول وتن وكاميرون ـ عن طريق دراسة تلك الأنماط الشائعة، التي تمثل عوائق في سبيل الاستغلال الأمثل للوقت، وتظهر تلك الأنماط من خلال ما يلي:

1. أن يؤدي الأفراد الأعمال التي يحبونها أو يرغبون في أدائها أولًا، ثم يأتي بعد ذلك أداء الأعمال التي لا يميلون إليها.

2. ينجز الأفراد الأعمال التي يجيدونها بسرعة أكبر من إنجاز الأعمال التي لا يحسنون أداءها.

3. يتجه الناس إلى أداء الأعمال السهلة قبل الأعمال التي تتميز بالصعوبة.

4. يرغب الناس في أداء الأعمال السريعة التي تستنفذ وقتًا قصيرًا، قبل الأعمال التي يتطلب إنجازها وقتًا طويلًا.

5. يميل الناس إلى الانتظار حتى آخر لحظة؛ حتى يبدأوا في التحرك نحو أداء العمل المطلوب.

6. يرتب الأشخاص أولويات الأعمال حسب ورودها لهم، وليس بناء على درجات أهميتها.

7. يقوم الأشخاص بأداء الأعمال الطارئة أو العاجلة قبل إنجاز الأعمال الهامة.

خماسية الوقت الضائع:

ونتيجة لتلك الأنماط السابقة، تظهر لنا معوقات كثيرة تقف كحجر عثرة في طريق استثمار الوقت، من أهمها ما يلي:

1. مرض اسمه (سوف):

إنه ليس مرضًا عضويًّا يصيب جسد الإنسان فترتفع حرارته وتضطرب وظائف جسمه كلها، إنما هو مرض خفيٌّ، إن سيطر على الإنسان لا يتركه إلا وقد أغلق كل أبواب النجاح وميادين التميز.

وهو كما يصفه الدكتور إبراهيم الفقي فيقول: (هو اللص الأكثر شهرة وتأثيرًا، ومعظم البشـر يعشق التأجيل والمماطلة، واختلاق الأعذار؛ لتأجيل عمل اليوم إلى الغد).

2. ترتيب مغلوط:

وهذا هو الفيروس الثاني الذي يصيب الإنسان فيعرقله عن استثمار وقته بفاعلية، ألا وهو فقدان الترتيب الصحيح للأولويات، وهذا ما يحذر منه شارلز هوميل قائلًا: (الأمر الهام نادرًا ما يتم إنجازه اليوم، ولا حتى هذا الأسبوع، ولكن بعد أن يمضي قطار العمر يأتي الإحساس بالخسارة؛ حيث نتذكر المهام الحيوية التي تركناها تحت ضغط الطوارئ ونندم على تركها).

3. كلمة صعبة على اللسان:

ربما يكون هناك إنسان لا يعرف التسويف أو المماطلة إليه سبيلًا، ويرتب أولوياته بشكل جيد، ولكن عند التنفيذ يضيع كل ذلك هباء، فبينما عليه أن ينام مبكرًا ليتمكن من الاستيقاظ لعمله في نشاط وحيوية، إذا بصديق له يكلمه على الهاتف، ويطلب منه أن يشاركه التنزه أو التسوق، فلا يستطيع أن يتوفه بتلك الكلمة الصعبة، ألا وهي كلمة: "لا".

4. فاصل دون أن نواصل:

إنه ليس فاصلًا إعلانيًّا بالتأكيد، ولكنه فاصل يجعلك خارج نطاق التركيز، كأن تكون منهمكًا في عمل ما، أو أداء وظيفة كلفك بها مديرك، وفجأة يدق جهاز المحمول الخاص بك، وبعد الانتهاء من ذلك الفاصل ينقطع تواصلك بما كنت تقوم به من عمل.

5. أحلام وليست خططًا:

وذلك بأن تعطي لهدف ما أقل من الوقت اللازم لإنجازه، فإن كان في حاجة إلى يوم كامل، تعطيه أنت ساعة أو ساعتين، مما يشيع الفوضى في حياتك، ويستهلك معها وقتك، فضلًا عن إحساس الإحباط لفشلك في إنجاز الهدف المحدد.

وداعًا لقتل الوقت:

والآن ها نحن نضع بين يديك ـ عزيزي الموظف ـ استبيانًا؛ لكي تتعرف على إمكانياتك في الاستفادة من وقتك، وحتى تعلم السبب الرئيسي وراء ضياع الأوقات، وحتى تقول بأعلى صوتك: (وداعًا لقتل الوقت، فقد حان وقت العمل):

دوِّن النتيجة بالطريقة التالية:

· قم بضرب عدد الإجابات (دائمًا) × 5 =

· قم بضرب عدد الإجابات (عادة) × 4 =

· قم بضرب عدد الإجابات (أحيانًا) × 3 =

· قم بضرب عدد الإجابات (نادرًا) × 2 =

· قم بضرب عدد الإجابات (أبدًا) × 1 =

النتائج:

· إذا كان مجموع إجابتك بين (54 – 60)، فأنت تستخدم وقتك بفاعلية.

· إذا كان مجموع إجابتك بين (45 – 53)، فأنت جيد جدًّا، ولكن تحتاج إلى دفعة إضافية لتصبح ممتازًا.

· إذا كان مجموع إجابتك بين (30 – 44)، فأنت تعاني من بعض المشاكل، وإن كان أداؤك الحالي ليس سيئًا، ولكنه ليس بالطبع على مستوى الامتياز الذي يمكن تحقيقه حتى تستطيع إدارة وقتك بجدية.

· إذا كان مجموع إجابتك بين (12 – 29)، فأنت لا تحسن بتاتًا استغلال وقتك، ولكنك تستطيع أن تتحسن تحسنًا هائلًا إذا بذلت كل جهدك لتغيير أسلوبك الحالي، فأنت تواجه تحديًّا حقيقيًّا، ولكنك تستطيع عن طريق أساليب إدارة الوقت أن تواجه هذا التحدي وتحقق النجاح.

خارطة الطريق:

وإليك بعضًا من النصائح الغالية من أجل إدارة فعالة لوقتك، واستثمار لكل ثانية منه في سبيل نجاحك وتميزك:

· ضع حدًّا فاصلًا لنهاية كل مهمة تريد إنجازها، ولا تترك المهام دون تحديد مدى زمني واقعي لإنجازها؛ فقاعدة باركنسون تقول: (إن العمل يتمدد كي يملأ الوقت المتاح لاستكماله).

· اجعل لنفسك جائزة في حالة إتمام المهام الصعبة في وقتها وبالكفاءة المطلوبة؛ فإن ذلك يزيد من تحفيزك على إتمام غيرها بنفس الكفاءة وفي الوقت المحدد.

· تعرَّف على حكمة الدقائق الخمس: وهي إذا كانت المهمة لا تستغرق أكثر من خمس دقائق، فقم بإنجازها فورًا حال تسلمها.

· حاول أن تبدأ يومك بالأعمال الهامة الصعبة، ولا تجعلها في أوقات الكسل ولا النوم؛ حتى لا يجتمع عليك الكسل وصعوبة المهمة.

· قم بإعداد قائمة يومية للمهام المطلوب منك إنجازها، واجعل قائمتك صغيرة؛ بحيث تستطيع أن تحملها معك في أي مكان.

· لابد أن تحتوي القائمة على كل مهامك ونشاطاتك التي تريد إنجازها، مثل (اجتماعاتك، لقاءاتك، اتصالاتك الهاتفية المطلوبة، ملاحظاتك عن اليوم)، كما لابد أن تحتوي على موعد إنجازها.

· قسِّم وقتك على مهامك اليومية حسب الأولوية، وحاول أن تتعرف على النشاطات الحيوية، وخصِّص لها وقتًا وتعامل معها بكفاءة، ولا تجعل أيًّا من الأنشطة الأخرى يلهيك عن مهامك الحيوية.

· قم بجمع الأنشطة المشتابهة مع بعضها، كذلك تعرف على الأنشطة التي يمكنك القيام بها بشكل متواز.

· لابد أن تكون خطتك مرنة، اترك دائمًا وقتًا للطوارئ.

· تعامل جيدًا مع الأمور الطارئة، لا تتعامل مع الطوارئ على أنها استثناءات، إذا طرأت أي مهمة في يومك قوم أولويتها وتعامل معها حسب التقويم.

أهم المراجع:

1. الأهم أولًا، ستيفن كوفي

2. إدارة الوقت، د.طارق السويدان

3. كيف تدير وقتك بفاعلية، محمد أحمد عبدالجواد

4. سيطر على حياتك، د.إبراهيم الفقي

5. كيف تدير وقتك؟ د.صلاح الدين محمود

6. مختصر منهاج القاصدين، ابن قدامة المقدسي